האם מותר למעסיק לעיין בתיבת הדוא"ל של העובד?????
"התנגשות זכויות" הזכות לפרטיות של עובד מול הזכות הקניינית של המעסיק על המרחב הוורטואלי.
תיבת המייל המתנהלות במרחב הווירטואלי שייכת למעסיק.
ראשית נבהיר כאשר העובד מעיין בתיבת המייל הפרטית שלו במחשב של המעסיק במקביל לתיבת המייל שלו כעובד בעסק, הרי שאין המעסיק רשאי לעיין בה כלל ועיקר, הדבר אסור בתכלית האיסור ומעוגן בחוק הגנת הפרטיות וחוק יסוד כבוד האדם וחירותו.
אם כך מה מורשה המעסיק?
המעסיק רשאי לעסוק במעטפת הכוללת של המרחב הווירטואלי של מקום עבודתו לקבוע את כללי המסרת. המעסיק רשאי לפקח על השימוש בתיבת הדואר האלקטרוני, על ידי בדיקת היקף השימוש בתיבה אולם עליו לעשות כך ללא כניסה לתוכן ההודעות. בית הדין לעבודה קבע בפסק דין איסקוב כי יש ערך קנייני-חוקתי של המעסיק במקום העבודה אחרי הכול מדובר ברכוש הפרטי שלו או לחלופין במקום ציבורי של המדינה, לכן יש לו את הזכות לנהל את העסק לפי שיקול דעתו במטרה להגן עליו מפני חדירה של גורמים עוינים, כמו וירוסים, תוכנות ריגול ולכן, בהתאם לנסיבות העבודה ולאופי התפקיד של העובד, המעסיק רשאי לקבוע כללי אסור ומותר בשימוש במחשב וביישומיו, לרבות איסור מפני שימוש באתרים מזיקים או אתרים מסיחי דעת מן העבודה וצרכיה במסגרת זו רשאי המעביד להשתמש בטכנולוגיות שמטרתן לחסום מלכתחילה את העובדים מלבלות ולגלוש באתרים מסוימים, לקבוע מסגרת וגבולות גזרה לעובד לגלוש באופן פרטי ברשת כמו כן הוכרה זכותו של המעסיק לקיים ניטור (monitoring) של פעילות העובדים, ולקבוע את סוגי הטכנולוגיות שישמשו במקום העבודה למעקב אחר העובדים. כל הכללים הללו צריכים להתאים למקום העבודה ואופיו, ולהיות ברורים מראש לעובדים.
על המעסיק לקבע מדיניות וכללים ברורים
לכן, על המעסיק לקבוע באופן ברור מדיניות בכל הנוגע לניהול תיבות דואר אלקטרוני בעבודה ועליו להביא אותה לידיעת העובדים באופן מפורש ובבירור. הוא מחויב לעדכן אותם לא רק בכללי האסור והמותר בשימוש במחשב, אלא גם בחדירה לתכתובות המייל, בטכנולוגיות שמשמשות אותו למעקב, בתדירות המעקב ובמידע שהוא נחשף אליו. על המעסיק לתת ביטוי מפורש ומפורט למדיניות זו בחוזה האישי של כל עובד. לאחר שהמעסיק יידע את העובדים הרי שהמידע שנאסף צריך להתאים לצורכי העסק ולא למטרות אחרות ולהיות כפוף לכללי תום הלב וההגינות. עצה למעסיקים: אנא פעלו לקבוע נהלים לגבי שימוש בתיבות המייל העסקיות, לדאוג לכך שעובד יחתום לאחר שהבין את הנוהל. על הנהלים להיות כפופים לעקרונות תום לב, גילוי נאות, שקיפות, מידתיות ראויה למטרה שלשמה נעשה המעקב אחר העובדים. בפסק הדין קבע בית המשפט. כי על המעסיק לקבוע, באופן מידתי, כללי אסור ומותר בשימוש במחשב במקום העבודה. לרבות השימוש באתרים "מסיחי דעת" מן העבודה. בכלל זה, על המעסיק לקבוע מדיניות בכל הנוגע לניהול תיבות דואר אלקטרוניות במרחב הווירטואלי של העבודה.
תיבת מייל מקצועית
בתיבה זו, שמיועדת לצרכי עבודה בלבד, רשאי המעביד לקיים פעולות מעקב ביחס לניטור תכתובת המייל המצויה בה. בתנאי שהמדיניות בנדון הובהרה לעובדים. בד בבד, אם במהלך פעולות המעקב גילה המעביד תכתובת אישית של העובד. ולמרות שהעובד לא היה רשאי לעשות כן. המעביד אינו רשאי לחדור אל תוכנה אלא במקרים חריגים ומיוחדים. בהינתן הסכמת העובד מראש ובמפורש לכל פעולה של חדירה לתוכן התכתובת.
תיבת מייל מעורבת או אישית פרטית
בתיבות הללו המעביד אינו רשאי לקיים פעולות ניטור מעקב וחדירה. אלא בתנאי שהעובד הביע הסכמתו במפורש בכתב בהסכם העסקה או המדיניות עליו חתום. יתרה מכך, כאשר מדובר בתיבה מעורבת, חובה לקבל את הסכמתו המפורשת והמיוחדת של העובד לכל פעולת חדירה של המעסיק לתוכן תכתובת אישית הפרטית. בשונה מחדירה לתכתובת מקצועית באותה תיבה. בהינתן שמדובר בתיבה אישית, נדרשת בנוסף הסכמתה הכללית גם הסכמה ספציפית של העובד לכל פעולה ופעולה של ניטור מעקב וחדירה אותן מתכנן המעסיק.
תיבה בבעלות העובד
המעביד רשאי להתיר לעובד לעשות שימוש בתיבה חיצונית-פרטית שבבעלותו של העובד כגון Gmail או Walla לשימושו הפרטי. במרחב הווירטואלי של מקום העבודה. במקרה דנן הרי שאסור למסיק לבצע מעקב כלשהו על תוכן השימוש שעושה העובד בתיבה זו. וחל עליו איסור לחדור אליה.
באיזו סיטואציה יתאפשר למעסיק לעיין בתיבת המייל?
החריג לכך כאשר מראש בהסכם הוגדר והוסכם מראש בין העובד למעסיק כי תיבת הדואר האלקטרוני שמעמיד המעסיק לטובת עובדיו נועדה לשימוש מקצועי בלבד והוסבר לעובדים כי תיבת הדואר עומדת לעיון המעסיק, בצורה ברורה נהירה מובנת ומובהרת.
מה עושים כאשר מעסיק חושד בעובד ונדרש לעיין בתיבת המייל שלו?
בכל מקרה אין לחדור לתיבת המייל האישית פרטית של העובד! וכל תיבה אחרת כאשר אין לכך הרשאה ברורה נהירה מוסכמת שהעובד נתן הסכמתו עליה ומעוגנת בהסכם העבודה עימו. במקרה בו כאשר מתעורר חשד כגון ריגול תעשייתי או חשד לעבירות, על המעסיק לפנות בבקשה מסבירה מפורטת לבית הדין לעבודה למתן סעד בדמות צו שיפוטי לגילוי תכתובת, אשר יינתן במקרי קיצון נדירים בשל מידת הפגיעה בזכויות היסוד של העובד.
משרד עורכי דין מזרחי & מויאל ושות'
